Copia de escritura notarial

Copia simple o autorizada: cuál te están pidiendo

Ambas pueden tener soporte electrónico en los términos aplicables. Lo importante no es solo recibir un archivo: hay que identificar qué copia es, quién la expide y si el destinatario admite ese formato.

Si una entidad te pide «las escrituras», envíanos el requerimiento o explica la finalidad. Una copia para consultar datos, otra para una actuación registral y una copia que deba utilizarse en un procedimiento judicial pueden tener exigencias distintas. No elegimos la modalidad únicamente por ser la más barata.

Consejo General del Notariado: qué es una copia electrónica y Ley del Notariado.

Quién puede pedir una copia de escritura

No se entrega una copia de cualquier escritura a cualquiera que conozca una dirección. El Reglamento Notarial reconoce el derecho de los otorgantes y de otras personas en los supuestos previstos; también contempla a quien acredite un interés legítimo a juicio del notario.

Por eso comprobamos tu relación con el documento. Puede ser necesario aportar documentación de titularidad, de una representación, de una sociedad o de una sucesión. Ser familiar de quien firmó o decir que el documento se necesita para una gestión no elimina esa comprobación.

Si actúas por otra persona, la autorización debe servir para la solicitud y, en su caso, la recogida por el cauce que acepte la notaría. No damos por suficiente el mismo formulario para cualquier documento o destinatario.

Testamentos, copias con efectos ejecutivos, documentos con datos especialmente protegidos o solicitudes vinculadas a un conflicto pueden requerir un examen particular. Te explicamos qué debe revisar el custodio antes de ofrecer un resultado.

Reglamento Notarial, artículo 224 y artículo 230: autenticidad de la solicitud.

Datos y documentación para empezar

• Tipo de escritura o acto: compraventa, préstamo, aceptación de herencia, poder u otro.
• Nombre del notario, población, fecha y número de protocolo, si los conoces.
• Nombre de las personas o entidades que intervinieron y los datos que ayuden a identificar el documento.
• Tu identificación y relación con la escritura, y la representación si actúas por otra persona.
• Finalidad de la copia y texto del requerimiento si una entidad te la está pidiendo.
• Copia antigua, fotografía, documento registral o comunicaciones que ya tengas, aunque no sean el documento final que necesitas.
• Formato solicitado, destinatario y fecha límite conocida, si existe.

No necesitas reunir de antemano documentos que no corresponden a tu caso. Te indicamos los necesarios después de conocer la escritura y la finalidad. Si se trata de una herencia o de una sociedad, concretamos cómo acreditar la relación y quién formula la petición.

Puedes enviarnos por WhatsApp la documentación necesaria para tu trámite.

Una imagen incompleta puede servir para identificar datos, pero no garantiza que baste para acreditar el derecho a obtener la copia. El custodio puede solicitar documentación adicional.

Solicitud online, copia electrónica y documentación en papel

La legislación permite solicitar copias electrónicas con las comprobaciones notariales previstas. Esa posibilidad no significa que cualquier escritura antigua esté disponible para descargar inmediatamente ni que un gestor pueda entrar en el portal personal de cualquier cliente.

Confirmamos si la actuación puede hacerse con representación, si debes identificarte personalmente y cómo se entrega el documento. No te pedimos tus contraseñas para actuar como si fuéramos tú.

Si necesitas presentar la copia ante una entidad concreta, revisamos el formato requerido. Imprimir un archivo o escanear papel no convierte por sí solo ese documento en la modalidad notarial exigida. Cuando se solicite papel, envío físico, otra copia o actuación adicional, se concreta antes de contratar.

Ley del Notariado, artículo 23: comparecencia y solicitud electrónica y tipos de copia electrónica según el Notariado.

Plazos, documentos antiguos y casos que requieren revisión

El plazo depende de localizar el protocolo, acreditar la solicitud, preparar la copia y entregarla. No prometemos una descarga inmediata ni un número de días válido para todas las notarías y archivos. Si existe una fecha límite, dínosla desde el principio para comprobar si puede atenderse.

Una escritura reciente con datos completos suele plantear menos dificultades de localización que otra antigua sin fecha precisa. Eso no permite asegurar cuándo la expedirá el custodio. Si necesitas varias escrituras, se identifican individualmente: el encargo de una copia no equivale a buscar todo el historial documental de una familia o una finca.

• Notario desconocido, fechas amplias o sucesivos cambios de titularidad: búsqueda previa delimitada.
• Solicitante heredero o representante de una sociedad: acreditación adecuada de esa condición y sus facultades.
• Copia para ejecución, litigio o acreditación de derechos discutidos: examen específico de la finalidad.
• Documento extranjero o expedido fuera del sistema notarial español: procedimiento distinto, no incluido en la solicitud ordinaria.

Si al revisar la escritura aparece otro trámite, lo tratamos por separado. Por ejemplo, conseguir una copia del préstamo no elimina una hipoteca del Registro; la cancelación registral de una hipoteca pagada tiene sus propias fases.